Hybride evenement: 15 tips

Vaak begint men over de nadelen van alle online deelname, maar er zijn ook echt grote voordelen! Wat als je die ene keynote, die je al jaren op je events zou willen uitnodigen, ineens wél kan boeken? Kon de beoogde keynote steeds niet komen door de reisbeperkingen of de lange afstand? Werd het te duur met al het reizen en de bijkomende tijd die dat kost? Deze problemen zijn nu allemaal verleden tijd…

De keynote kan tegenwoordig blijven op de locatie waar hij of zij op dat moment is. Met een scherm en camera op het podium kan het publiek de keynote zien. Daarnaast kan de spreker óók op zijn of haar beurt de zaal in kijken. Interactie is zo nagenoeg hetzelfde als voorheen. Hierdoor kan de spreker ook goed inschatten of bepaalde delen van het verhaal wel of niet bij het publiek in de smaak vallen. Natuurlijk is ook het stellen van vragen nu goed mogelijk. Presenteren van een powerpoint of andere presentatie programma hoeft op afstand geen enkel probleem te zijn!

We horen je denken… “Ja maar hoe moet het dan als de internetverbinding wegvalt?” Hiervoor raden we aan om een goede tech-check te doen vooraf. Bij deze internetcheck wordt gekeken of op locatie de internetverbinding voldoet en dezelfde verbinding gebruikt als de computer die de spreker uiteindelijk gaat gebruiken. Toch niet gerust op? Je kunt natuurlijk ook nog altijd een techneut naar de locatie van de spreker laten afreizen. Vaak is dit stukken voordeliger dan de spreker naar het event laten komen.

Tip 4: Tooling / platform

Kies voor de online deelnemers de juiste tools. Het is belangrijk dat het online publiek enige ervaring heeft met het programma of kies een tool die écht heel gemakkelijk werkt. Gebruik dus zo min mogelijk fancy nieuwe tools. Voor de beste interactie raden wij Zoom aan. Heb je enkel een chatbox als interactie? Dan kan een livestream via Vimeo natuurlijk ook. Denk bij de keuze van een platform ook na over het aantal deelnemers. Verschillende tools hebben namelijk verschillen in capaciteit.  Zoom kan bijvoorbeeld 1000 deelnemers aan. Verwacht je toch meer deelnemers online? De juiste leverancier zal ook meerdere Zoom meetings aan elkaar knopen waardoor meer deelnemers kunnen worden uitgenodigd. Het is technisch uitdagend maar er zijn voorbeelden bekend van meetings met 30.000 online deelnemers. Het geheim? Gewoon 30 zoom meetings koppelen J.

Tip 5: Hybride event over meerdere dagen

Zorg voor de juiste balans tussen een gedeeltelijk fysiek en virtueel event. Dit kan ook verdeelt worden over meerdere dagen. Organiseer bijvoorbeeld een follow-up dag of online match waarbij exposanten, deelnemers op een later moment ontmoeten. Online of live kunnen exposanten zo follow-up sessies plannen na een (online) match dag op een hybride beurs.

Tip 6: Stream fysieke sessies

Gaat het event uiteen in meerdere sessies? Het is een kleine moeite om een camera aan een stream te koppelen en deze ook voor de online deelnemers toegankelijk te maken. Maak bijvoorbeeld een leuke landingspagina met een mooi ontwerp. Wij hebben ervaren dat landingspagina’s met een duidelijk blokkenschema (festival line-up alike) het meest overzichtelijk en duidelijk zijn. Daarom werkt een timetable online het beste om online bezoekers door het programma te leiden en mee te nemen op de live locatie. 

Tip 7: Wees verstaanbaar

Bij een online evenement is audio belangrijker dan video. Ga maar na: Als audio wegvalt, dan ben je aangewezen op je kwaliteiten als liplezer. Als dat al zichtbaar is natuurlijk…
Verdwijnt het videobeeld? Dan kun je in de meeste gevallen nog steeds de inhoud volgen. Zorg daarom dat geluid goed gecheckt wordt. Regel daarnaast dat alle sprekers een eigen microfoon hebben en ga voor headset microfoons (zeker bij voornamelijk online events). Zo voorkom je dat de hand met de microfoon steeds verder afzakt en het online publiek het verhaal niet meer horen.

Tip 8: Huur een expert die de internetfaciliteiten doormeet 

Een stabiele internetverbinding is een voorwaarde voor een goed hybride evenement. Bij een goede internetverbinding komt (veel) meer kijken dan je waarschijnlijk zo inschat. Huur daarom een professional in om vooraf op locatie een internetcheck te doen. Hierbij wordt gekeken of de snelheden voldoende zijn, de juiste “poorten” open staan en meer nog veel meer van dat soort technische dingen. Oh, en zorg ervoor dat de livestream wordt  uitgezonden over een ander netwerk dan het gasten wifi-netwerk. Want hoe goed deze internetverbinding ook is, de kwaliteit holt achteruit als de gasten in grote getalen erop inloggen.

Tip 9: Open een virtuele helpdesk

Open een virtuele helpdesk ruimte in bijvoorbeeld Zoom of Teams waar iedereen terecht kan met vragen en problemen. Hiermee voorkom je dat deelnemers in paniek raken omdat en tegelijkertijd gaan bellen met veelvoorkomende opmerkingen zoals: ‘De stream niet werkt ?!’ of ‘Ik zie wel iemand maar ik hoor niets op de stream?’. Regel ook voldoende capaciteit voor dit hulploket. Laat dit door iemand oppakken die, op locatie tijdens het hybride evenement, geen taken heeft. En wees er op voorbereid dat je al deze vragen tegelijkertijd krijgt. Stressbestendig zijn, is dus wel een must 😉

Tip 10: Denk aan tijdzones

Stel de timeszones in via een event technologie tool die tijden automatisch aanpast bij de gebruikers. Zeker voor internationale congressen en een tijd waarin steeds meer digital nomads de wereld over trekken die vanaf een grote internationale afstand werken. Richt het evenement zo in dat het toegankelijk is voor alle deelnemers wereldwijd.

Tip 11: Zorg voor content achteraf

Zorg voor goede kwaliteit beelden en maak tijdens het event notities. Noteer op welke tijdstippen de meest interessante momenten zich voordeden. Dit scheelt je enorm veel terugkijkwerk en zo kun je direct na het event enkele hoogtepunten delen op social media kanalen. Of beter nog: misschien kun je zelfs wel tijdens het event nog mensen overtuigen om tóch een ticket te kopen voor het volgende onderdeel en wat later aan te haken bij het evenement. Reistijd is tenslotte zó 2019…